Có bao giờ bạn tự hỏi làm sao phải làm các công việc lặp đi lặp lại hay phải túc trực 24/7 để phản hồi thông tin cho khách không ?
Chắc chắn có giải pháp để thay bạn làm các việc đó.
Vậy thì xem thử các kịch bản cơ bản tham khảo việc biến các việc thủ công thành tự động hóa như thế nào nha.
Công ty có 1 hay vài website (hay microsite cho các nhãn hàng), có 1 loạt các trang Facebook để chăm sóc, trên website có các form liên lạc, hỏi đáp trong các bài nghiệp vụ trên web, có luôn các account Skype, Viber,… hay thậm chí là cả Zalo để chat với các người dùng trẻ khi quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ, bộ phận marketing chạy mấy chương trình quảng cáo, đăng ký thông tin trên internet để đưa các khách hàng tiềm năng vào các website landing page của công ty,…
Theo như các công việc thường ngày là có một đội ngũ nhân sự chăm sóc, phản hồi, cập nhật thông tin từ Marketing cho tới Sales khá bận rộn nếu các Lead này đổ về nhiều. Đối với các thông tin trao đổi ngoài giờ hành chánh hay đêm khuya thì chắc chắn không có người phản hồi thông tin và xử lý mà phải chờ hôm sau, Lead này có thể mất vì khách hàng thường hay tìm kiếm tiếp sang các đối tác mà phản hồi thông tin đúng và đủ liền.
OK, vậy chúng ta đi vào chi tiết các luồng xử lý tự động thông tin nha.
- Các thông tin lấy được từ các kênh quảng cáo khác nhau trên internet đều được ghi nhận vào nguồn, thông tin ghi nhận vào trong hệ thống CRM để xử lý các bước sau.
- Các thông tin liên quan đến giao tiếp giữa khách hàng tiềm năng thông qua các kênh chat như: Live Chat trên website, chat & comment trong Facebook, Skype, Viber, Zalo (mở rộng),… hay gửi Email đến, đều tự động lưu đầy đủ thông tin vào CRM và nếu trong giờ hành chánh có người tương tác thì sẽ phản hồi trên 1 giao diện quản lý tương tác cùng lúc với tất cả các kết nối giao tiếp với khách hàng mà thôi.
- Tiếp theo sau ghi nhận thông tin tự động thì sẽ làm gì ? Tất cả kịch bản hay luồng xử lý này là do mình tự đưa ra và tự thay đổi bất cứ xử lý nào theo ý muốn.
- Tự động phân loại hướng xử lý theo nguồn đến (marketing rất muốn biết chiến dịch quảng cáo nào hiệu quả đến đâu và số liệu cụ thể liên kết giữa Marketing & Sales).
- Tự động phân loại và xử lý theo các sản phẩm dịch vụ mà mình đã định nghĩa trước.
- Tự động chia việc và bàn giao các Lead cho các nhân sự phụ trách theo vùng miền quản lý (RSM, ASM – Miền Bắc, Miền Nam, Miền Trung, Miền Tây,…)
- Tự động cập nhật các thông tin cũng như là gửi các thông báo cho các cấp quản lý phù hợp.
- Tự động email, SMS, nhắn tin,… cho khách hàng với các kịch bản (template) mẫu đã được định nghĩa trong quy trình xử lý chăm sóc khách hàng.
- Tự động kích hoạt các chương trình chạy quảng cáo đã định nghĩa trước (nếu cần)
- Tự động cập nhật các thông tin, trạng thái theo dõi Lead theo từng bước chăm sóc do mình tự định nghĩa ban đầu.
- Tự động nhắc việc và cảnh báo cho người phụ trách theo dõi Lead đó nếu lâu rồi chưa có hành động nào cả, kể cả việc đi méc cấp quản lý (nếu trong quy trình chăm sóc mình cho vào phần méc này).
- Nếu các bước xử lý chăm sóc gồm nhiều bộ phận phòng ban cùng tham gia thì sẽ tự động lấy kết quả của bước này đưa cho bước sau xử lý tiếp và kèm các nội dung lưu ý hay ghi chú,… kể cả việc nhắc nợ cũng có thể làm tự động được luôn.
- Tự động có báo cáo thời gian thực mà các thông tin báo cáo là do mình tự chọn các thông tin gì được đưa vào báo cáo và có thể phân quyền cho ai được thấy các báo cáo này.
- Từ các số liệu báo cáo đầy đủ này sẽ giúp cho người quản lý có cơ sở vững chắc để kích hoạt chạy các hệ thống Email, SMS, tin nhắn, Voip Marketing, quảng cáo trên Google hay Facebook,… được tích hợp bên trong hệ thống này luôn.
- Các cấp quản lý sẽ tự nắm bắt được các dòng tiền sẽ vào trong thời gian tới thông qua các báo cáo tự động về tổng giá trị Lead, Deal đang chăm sóc, đây là điều mà các cấp quản lý rất hay hỏi (Ví dụ: Tuần sau em có các Deal nào chốt được không em ? và giá trị các Deal đó cỡ nào hả em ?…). Đây là các thông tin rất hữu ích cho cấp quản lý dự báo dòng tiền theo thời gian thực và phối hợp với các bộ phận tài chính để quản lý dòng tiền ra và vào theo các thời điểm khác nhau cho phù hợp.
- Các bước xử lý và cập nhật chăm sóc khách hàng là do khách hàng tự soạn và hệ thống sẽ tự động xử lý, đối với các bước xử lý nào mà cần cân nhắc hay phải có người tham gia vào thì trong lúc soạn quy trình xử lý sẽ chèn phần can thiệp này vào.
Với thực tế ứng dụng và tóm tắt các bước xử lý chính như vậy thì khả năng giải phóng công việc bận rộn và giảm tải rất nhiều cho các phòng ban, đồng nghĩa với việc là năng suất tăng lên rất nhiều mà lại không bỏ sót bất cứ khách hàng tiềm năng nào.
Về thời gian rút ngắn thì bạn có thể hình dung như sau với 1 loạt công việc mà nhân sự thao tác thủ công như trên sẽ cần phản mất một vài giờ nếu các bước xử lý nhiều và phức tạp.
Nếu dùng áp dụng hệ thống tự động này thì chỉ cần có vài giây mà thông tin lại chính xác và rõ ràng nữa.
Nếu qúy khách quan tâm, muốn có trải nghiệm và ứng dụng thực tế để tăng hiệu suất công việc chăm sóc khách hàng thì có thể liên lạc ngay theo thông tin bên dưới (gọi điện, email hay điền Form thông tin,…) để chúng tôi nhanh chóng triển khai cho quý vị.
Bên cạnh việc ứng dụng tự động hóa trong Marketing, Sales, chăm sóc khách hàng, chúng tôi còn triển khai tự động hóa cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp nữa.
Chúng tôi đang gửi đến quý khách hàng các gói dịch vụ & các quy trình MIỄN PHÍ theo thông tin dưới đây.
https://hacao.com/index.php/2018/12/04/co-hoi-dac-biet-de-ung-dung-tu-dong-hoa-vao-co-quan-doanh-nghiep/
Thanks,
– Email: sales@hacao.com
– Hotline: (+84) 903649946
– Website: www.hacao.com