Cuối năm 2018 rồi, trong quá trình tư vấn cho các khách hàng về việc ứng dụng tự động hóa cho doanh nghiệp trong các hoạt động thường ngày.
Có những việc đơn giản, có những công việc khá phức tạp và tốn thời gian, khá nhiều các sếp phấn khởi khi từng bước tự động hóa các công việc trong doanh nghiệp.
Chúng ta đang hướng tới kỷ nguyên 4.0 chứ thực ra còn nhiều việc và thời gian mới có thể gọi là đúng & đủ cho trọn vẹn ý nghĩa 4.0.
Vậy bây giờ tóm tắt các công việc đơn giản & dễ dàng trước khi mong muốn tự động hóa cho cơ quan, doanh nghiệp nha.
Cách tự động hóa doanh nghiệp của bạn trong 5 bước đơn giản
#1: Chọn công việc bạn sẽ tự động hóa
Chính xác là phải xác định việc gì sẽ được tự động và nếu có nhiều việc thì việc nào cần hay ưu tiên trước thì sẽ làm trước, đừng quá ham các việc quá to tác lúc ban đầu vì có thể mình chưa lường trước được các thứ có thể phát sinh. Tốt nhất là chọn các công việc có các bước xử lý, thông tin rõ ràng để làm trước nhé.
#2: Chọn công cụ tự động hóa của bạn
Vậy là phần này sẽ phải chọn công cụ giải pháp nào đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của mình, công nghệ, khả năng linh hoạt vận hành đơn giản nhất sẽ có ưu thế được chọn chứ không phải vì miễn phí, giá rẻ,… nếu chưa rành thì có thể tham khảo các đơn vị tư vấn độc lập.
#3: Đặt mục tiêu tự động hóa của bạn
Tất nhiên sau khi đã có công việc, công cụ thực hiện rồi thì phải có cái gì đó để làm mục tiêu hay là đích đến cho từng giai đoạn triển khai chứ.
Cứ chia giai đoạn nhỏ ra & mục tiêu cụ thể càng tốt.
Ví dụ: Bình thường nhân viên Sales hay báo giá, gửi thông tin cho khách hàng hỏi từ website, FB, Chat,… là mất khoảng 15 phút.
Vậy sau khi áp dụng tự động hóa này giảm còn 10 giây được không ?
Hay ví dụ khác là duyệt hồ sơ thầu thường mất 3 ngày theo kiểu cũ, vậy kiểu mới là 4h được không ?
#4: Theo dõi kết quả và tinh chỉnh quy trình của bạn
Tự động hóa là cả 1 quá trình cập nhật và cải tiến liên tục để đi đến cái ổn định & tốt nhất.
Do đó các phần công việc, công cụ, mục tiêu phải được linh hoạt thay đổi khi cần, thậm chí với cả những người không phải là dân kỹ thuật.
Có nhiều công cụ, giải pháp là phải nhờ tới đội ngũ kỹ thuật chuyên của các công ty cung cấp dịch vụ phải code, cập nhật các ứng dụng là sẽ bị hạn chế khả năng linh hoạt & chắc chắn sẽ tốn chi phí trong việc vận hành, tự chủ sau này.
#5: Tạo một nền văn hóa tự động tại nơi làm việc của bạn
Khi mọi thứ tự động hóa dần dần thì tự nhiên mọi người sẽ cảm thấy những việc này là điều tất yếu và sẽ tham gia tích cực vào việc vận hành, cải tiến & phát triển công cuộc tự động hóa trong doanh nghiệp.
Năng suất công việc tăng lên, khả năng kiểm soát công việc, tương tác trong công việc thoải mái và tốt hơn.
Tất nhiên là các sếp sẽ rất vui & hứng khởi vì chương trình tự động hóa đang được diễn ra tốt đẹp, doanh nghiệp phát triển ngày càng vững mạnh hơn.
* Tóm lại là hãy bắt đầu nhỏ và xây dựng từ đây ngay bây giờ.
Như đã đề cập trước đó, chìa khóa để tự động hóa là bắt đầu nhỏ và xây dựng luồng công việc của bạn theo thời gian. Thực hiện các quy trình đầu tiên của bạn, theo dõi kết quả và tinh chỉnh các workflows của bạn để có hiệu suất tốt hơn trước khi bạn bắt đầu thêm quá nhiều (hoặc phức tạp hơn) tự động vào quy trình hỗn hợp.
OK, hôm nay chia sẻ ngắn gọn và đơn giản là như vậy nhe !!!
Thanks,