Hacao.CRM

Vtiger là giải pháp quản trị quan hệ khách hàng (CRM) mã nguồn mở dành cho doanh nghiệp, được xây dựng trên công nghệ LAMP/WAMP (Linux/Windows, Apache, MySQL và PHP). Phần mềm có thể cài trên mạng LAN trong nội bộ doanh nghiệp hoặc là trên mạng WAN tương tự như một trang website quản trị khách hàng (áp dụng cho mô hình đơn vị phân tán, mô hình tổng công ty). Vtiger được sử dụng phổ biến trên thế giới và đặt biệt hỗ trợ giao diện hoàn toàn tiếng Việt.

Vtiger bao gồm các công cụ để thực hiện công việc trong các giai đoạn
của quá trình bán hàng, kèm theo đó là các công cụ hỗ trợ khác như báo
cáo, thống kê, quản lý tồn kho, lịch làm việc, bảo mật dữ liệu...


Một số tính năng của CRM - VTiger :

• Quản lý danh sách khách hàng: khách hàng vip, khách hàng quen, khách hàng tiềm năng, khách hàng mới...

• Quản lý chi tiết thông tin khách hàng: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...

• Quản lý mọi giao dịch mua bán: theo hợp đồng, theo khách hàng, theo nhân viên, theo ngày...

• Quản lý lịch hẹn với khách hàng: tên khách hàng, nhân viên thực hiện giao dịch, thời gian và nơi hẹn gặp, chi phí...

• Lên các báo cáo và biểu đồ về khách hàng: tình hình mua bán, công nợ ...

Phần
mền quản lý quan hệ khách hàng không chỉ là phần mềm lưu trữ thông tin
của khách hàng mà còn giúp nhà quản lý nhìn tổng quát về mỗi khách hàng
qua các báo cáo, biểu đồ so sánh. CRM còn là chiến lược của mỗi doanh
nghiệp để giữ và tạo ra các mối quan hệ tốt với khách hàng mới và cũ...


Cơ chế quản lý khách hàng của Vtiger:
Tạo
điều kiện theo dõi, tổng hợp toàn bộ thông tin liên quan tới từng khách
hàng của mỗi tổ chức, kết hợp chúng lại trong tổng thể các mối liên hệ,
sản phẩm và các yếu tố khác để tạo thông tin xuyên suốt về mỗi khách
hàng. Qua đó,Vtiger giúp nhà quản lý khởi tạo một danh sách khách hàng
phù hợp theo từng nhóm yêu cầu. Phần mềm sẽ tự động cập nhật tình trạng
thông tin thông qua e-mail để tạo một báo cáo yêu cầu khách hàng đầy
đủ. Hơn thế, dựa trên dữ liệu thống kê đó về khách hàng, sẽ rất hữu ích
đối với các nhà quản lý trong quá trình hoạch định các chiến lược hỗ
trợ khách hàng tốt hơn.

Mặt khác, Vtiger còn trợ giúp việc quản
lý kiến thức cơ bản về sản phẩm, quản lý thông tin về sản phẩm trong
một địa điểm tập trung để tìm một giải pháp tốt hơn cho những rắc rối
trong thời gian ngắn nhất có thể, kết hợp những điều khoản với những
rắc rối và sản phẩm, cung cấp truy cập tự do vào kiến thức nền chỉ sau
khi kiểm chứng, duy trì thường xuyên các điều khoản trong Vtiger dựa
trên ý kiến và đề nghị của khách hàng.


Vtiger giúp nhà quản lý chiến dịch marketing diện rộng bằng các tính năng:
Với
tính năng tạo lập HTML ngay trên hệ thống, Vtiger là công cụ quản lý
chiến dịch marketing, mà vẫn giữ định hướng ban đầu từ website của bạn,
bao gồm: chiến dịch gửi thư chào hàng, quản lý thứ bậc khách hàng quan
trọng- quản lý danh sách thư dựa trên dữ liệu hiện hữu liên quan tới
thứ tự ưu tiên, khách hàng, và các mối liên hệ, theo dõi hiệu quả chiến
dịch dựa trên dữ liệu khách hàng, rất phù hợp với những chiến lược
marketing diện rộng.


Vtiger làm gia tăng uy tín cho tổ chức của bạn?
Với
chức năng thông báo định kì lượng tồn kho cho các nhóm khách hàng quan
tâm nhằm đảm bảo công ty bạn luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách
hàng bất kì lúc nào, ngay cả đối với những đơn hàng bất ngờ. Vtiger
quản lý lượng tồn kho theo phương pháp hiện đại bằng sự cân đối giữa
lượng đặt hàng và lượng tồn kho. Phương pháp hợp nhất của vtiger giúp
nhà quản lý tổ chức hợp lý quá trình mua hàng và sau bán hàng.

Thực
vậy, từ danh sách đại lý/ nhà sản xuất/ người bán lẻ tốt nhất sẵn có
trong phần mềm Vtiger, bạn có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng vượt trội
từ danh sách đặt hàng giúp dễ dàng tạo bản in đơn hàng (mua và) rồi
phân phát cho đại lý/ khách hàng thông qua dịch vụ e- mail sẵn có. Khi
đơn bán được chấp thuận, bạn có thể dễ dàng tạo hoá đơn tương ứng với
một cú nhấp chuột đơn giản. Sau đó kết hợp hoá đơn này với sổ cái kế
toán tổng hợp tránh nhầm lẫn cho thủ kho.


Quá trình xử lý thông tin khách hàng của phần mềm vtiger?
Bắt
đầu từ quản lý các cơ hội: theo dõi tất cả cơ hội bán hàng tới từng
khách hàng trong chu kì bán hàng, kết hợp các cơ hội với khách hàng,
các mối liên hệ, hoạt động, và các yếu tố khác để xác minh cơ hội. Đồng
thời tính tổng cộng giá, đơn đặt hàng và hoá đơn từ khách hàng tiềm
năng bằng những công cụ tính toán thông thường như: Microsoft® Excel®,
OpenOffice® và các công cụ khác để phân tích kênh bán hàng và xác minh
nhanh chóng những trở ngại nếu có. Kế đến là quản lý khách hàng: theo
dõi tất cả khách hàng và mối liên hệ có liên quan, cơ hội, tình huống,
và các chi tiết khác từ kho dữ liệu đã thu thập được từ nguồn bên ngoài
như: ACT, GoldMine, và các nguồn liên quan khác. Cụ thể hoá mối liên hệ
mật thiết giữa khách hàng và những yếu tố khác liên quan đến họ hay đơn
vị khác.

Tính tổng cộng giá, đơn hàng, và hoá đơn cho mỗi khách
hàng, đồng thời theo dõi lịch sử mua hàng của họ và phân tích cơ hội
cho thành công và thất bại. Sau đó, tạo lập báo cáo đầy đủ về mỗi khách
hàng theo yêu cầu. Tiếp tục sử dụng các công cụ tính toán như:
Microsoft® Excel®, OpenOffice®, và những công cụ khác để phân tích mẫu
mua của khách hàng và thiết lập sự trung thành với chương trình. Cuối
cùng, đính kèm tài liệu của khách vào tài khản tương ứng để sau này
tiện tham khảo. Sau cùng, để quản lý mối liên hệ cần thêm tất cả e-mail
liên quan đến khách hàng quan trọng vào vtiger CRM để sau này tiện tham
khảo.

Lưu trữ tất cả chi tiết của các cuộc hẹn gặp và cuộc gọi
với khách hàng trong một lịch làm việc trực quan. Theo dõi tất cả liên
hệ và cơ hội liên quan, tình huống, hoạt động, và các chi tiết khác từ
kho dữ liệu rồi tạo thứ bậc cho liên hệ trong phạm vi một công ty để có
thể hợp tác tốt hơn trong khi làm việc với khách hàng. Quản lý công
việc hàng ngày của từng người sử dụng vtiger để có một quá trình bán
hàng hợp lý.


Sự khác biệt của Vtiger so với các phần mềm quản lý khách hàng khác?
Vtiger
có xu hướng khác xa với những phần mềm quản lý khách hàng truyền thống
trong việc cung cấp sự quản lý hoàn hảo chu kì bán hàng bằng chức năng
quản lý kho thích hợp. Kết hợp quản lý sản phẩm, bảng giá, đại lý, tính
giá bán, đơn mua hàng, đơn bán hàng và hoá đơn với các phân hệ khác của
CRM như: lãnh đạo, liên hệ, khách hàng và cơ hội. Sử dụng vtiger bạn có
thể đạt được sự hợp nhất liên tục giữa các hoạt động trước và sau bán
hàng trong một ứng dụng đơn giản.


Vtiger giúp quản lý sản phẩm trong các tổ chức lớn theo quy trình nào?
Vtiger
sẽ kết hợp sản phẩm với các yếu tố khác để có cái nhìn tổng quát hơn.
Vtiger giúp bạn tạo một bảng giá theo từng phân đoạn khách hàng, đính
kèm văn bản chi tiết sản phẩm như: phụ lục, thoả thuận cho phép… Đăng
tải hình ảnh sản phẩm cho dễ nhận dạng, và kết hợp sản phẩm với bảng
giá, thu thập thông tin về sản phẩm từ danh sách đại lý đã chọn, phân
loại các sản phẩm theo mỗi yêu cầu. Rồi đưa chi tiết sản phẩm vào phần
mềm tính toán như: Microsoft® Excel®, OpenOffice®, và những công cụ
khác để phân tích sâu hơn.


Sử dụng Vtiger còn đem lại lợi ích nào ngoài công việc quản lý khách hàng đơn thuần?
Định
giá là một trong những yếu tố căn bản quyết định sự thành công hay thất
bại của một chiến dịch marketing tổng thể. Thực vậy, Vtiger giúp theo
dõi các định giá vượt trội từ danh sách giá bán đưa ra góp phần chọn
lựa mức giá khác nhau cho sản phẩm mẫu phù hợp với từng phân đoạn khách
hàng. Thực hiện tính giá và cập nhập tính tổng phụ, thuế, điều chỉnh,
và tổng số lượng….trên các dữ liệu khách hàng sẵn có để tạo bảng giá
phù hợp gửi cho các khách hàng tiềm năng thông qua dịch vụ e-mail sẵn
có. Trình bày bảng giá liên quan đến từng khách hàng dưới danh sách
liên quan, trên cơ sở đó dễ dàng tạo đơn bán và hoá đơn mới áp dụng cho
các khách hàng tiềm năng.

Nguyễn Quang Trường
(Theo Hacao Co., Ltd)